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La risorsa sarà responsabile di assicurare il corretto supporto amministrativo, organizzativo e operativo alle attività dell’officina, garantendo la gestione efficace dei flussi documentali e gestionali, la programmazione delle attività e il coordinamento tra clienti, officine autorizzate e funzioni interne.
Il ruolo prevede inoltre il presidio dei processi post-vendita, il supporto alla fatturazione e alla pianificazione degli interventi, contribuendo alla fluidità ed efficienza complessiva del reparto.
Responsabilità principali
- Gestire le attività di back office a supporto dell’officina, assicurando continuità e correttezza dei flussi amministrativi e operativi
- Curare la preventivazione e la fatturazione degli interventi, verificando la completezza e correttezza dei dati
- Gestire le chiamate dei clienti per la pianificazione degli appuntamenti e la raccolta delle informazioni necessarie
- Aggiornare e monitorare il file di programmazione officina, supportando la gestione dei carichi di lavoro e delle priorità
- Condurre il flash meeting settimanale di reparto, garantendo allineamento su attività, priorità e criticità
- Interfacciarsi con officine autorizzate per la gestione tecnico-amministrativa delle lavorazioni e dei flussi documentali
- Monitorare i portali delle case madri per scadenze manutentive e rinnovi contrattuali (telediagnosi, CIFA Vista, LiveLink)
- Gestire il lancio dei picking relativi ai ricambi (OVO, CA, ODL)
- Collaborare con l’ufficio acquisti per la gestione dei materiali necessari alle lavorazioni
- Coordinarsi con capi officina, tecnici, magazzino e amministrazione per garantire l’efficienza dei processi
- Pianificare e gestire la formazione tecnica in base ai calendari delle case madri
- Monitorare l’avanzamento delle attività di officina, segnalando eventuali ritardi o criticità
- Gestire la relazione con i clienti, fornendo aggiornamenti e supporto informativo
- Supportare la gestione documentale relativa a garanzie, campagne tecniche e contratti di servizio
- Predisporre report, file di controllo e strumenti di monitoraggio
- Garantire l’archiviazione ordinata e completa della documentazione
Requisiti
- Esperienza in ruoli analoghi in contesti di officina o post-vendita (preferibile settore automotive o macchine industriali)
- Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità
- Buone competenze amministrative e documentali
- Capacità relazionali e di coordinamento con interlocutori interni ed esterni
- Familiarità con sistemi gestionali e strumenti di pianificazione
- Precisione, problem solving e orientamento al cliente